Simprocess

 

 

LA MODELLAZIONE DI PROCESSO CON SIMPROCESS

Che cosa è la mappatura dei processi (process mapping)? Perchè mappare i processi?

La mappatura dei processi non è altro che capire cosa fa un processo, quali sono i suoi input, le sue attività, le risorse necessarie al suo funzionamento e gli output dello stesso. 

I manager di successo oggi conoscono nel dettaglio come funzionano i processi all'interno e all'esterno della propria realtà aziendale. Il process mapping a differenza degli organigrammi  corredati da descrizioni permettono di includere elementi come i clienti, i prodotti e il flusso del lavoro. Il process mapping permette di illustrare come il lavoro viene svolto superando le barriere funzionali.

Che cosa è la simulazione dei processi (process simulation)? 

La simulazione di processo è la tecnica che permette la rappresentazioen in forma dinamica attraverso un computer di processi, persone e tecnologie. Ci sono essenzialmente 4 passi nella esecuzioen di una simulazione di processo:

1) costruzione del modello

2) esecuzione del modello

3) analisi delle prestazioni

4) valutazione di scenari alternativi.

Un modello, quando silmulato, mima i processi aziendali. Questo viene svolto comprimendo i tempi reali e rappresentando graficamente quello che succede. Il software di simulazione tiene traccia delle statistiche degli elementi inseriti nel modello, le prestazioni possono essere valutate analizzandlo ii risultati della simulazione.

I guru del re-egineering, Michael Hammer and James Champy, fanno notare nel loro libro che solo il 30% dei progetti di reingegnerizzazione hanno successo. Una delle prime cause di questa percentuale così bassa è che le analisi che stanno alla base delle stime dei risultati attesi sono fondate su flowchart e fogli di calcolo. I processi aziendali sono troppo complessi e dinamici per essere compresi attraverso flow chart e fogli ci calcolo. I flow chart e i fgli di calcolo sono adatti a rispondere a domande "Che cosa", sono inadeguati a rispondere a domande del tipo "come", "quando" o "dove". Il risultato di tutto ciò è una sovrastima dei benefici come riduzioen dei costi, aumento della efficineza, aumento dei livelli di servizio promesse dalla Business process Re-engineering (BPR).

Tipicamente un progetto di reingegnerizzazione (progetto BPR) parte dagli obiettivi del progetto stesso che tipicamente sono:

- aumentare i livelli si servizio

- ridurre il tempo di ciclo totale

- aumentare la produttività

- ridurre i tempi di attesa

- ridurre i costi delle attività

- ridurre i costi di magazzino.

I consulenti e specialisti della BPR spesso raccomandano l'uso di semplici principi per raggiungere gli obiettivi sopra indicati, alcuni dei quali sono:

- unificare attività doppie

- eliminare revisioni e approvazioni multiple

- automatizzare i compiti ripetitivi

- ridurre la numerosità dei batch

- far funzionare i processi in parallelo

- implementare processi pull, cioè guidati dalla richiesta del mercato

- esternalizzare i processi poco efficienti

- eliminare gli spostamenti

- organizzare team multifunzione.

Questi principi  chiaramente offrono risposte a domande del tipo "che cosa bisogna fare" per raggiungere gli obiettivi del progetto BPR. I cambiamenti includono inoltre cambiamenti nel tempo della forza lavoro, dei processi e delle tecnologie. La parola chiave qui è "nel tempo". L'interazione delle persone, con i processi e la tecnologia nel tempo produce un grande numero di scenari e possibili conseguene che è impossibile comprendere e valutare senza l'aiuto della simulazione a computer. Questo è il caso in cui la simulazione fornisce il suo valore aggiunto per raggiungere gli obiettivi di un progetto di BPR. Cambiando i valori delle variabili definite nel modello senza costi e senza i rischi di smontare i processi attuali per ricostruirli senza sapere esattamente se funzioneranno, si possono predirre, confrontare e/o ottimizzare le prestazioni del processo reingegnerizzato.

 

 

Per esempio i professionisti del cambiamento, che stanno riprogettando un sercvizio di assistenza clienti di un call center, devono capire la natura variabile delle chiamate che arrivano al call center, la natura variabile dei tempi di risposta alle chiamate, la interdipendenza degli addetti e le alternative possibili per rispondere alle diverse chiamate dei clienti. Essi d3evono capire la natura dinamica di questi elementi del processo e inserirli nel miodello di simulazione. Se l'obiettivo è quello di raggiungere il 100% del livello di servizio o di eliminare i tempi di attesa dei clienti, la simulazione del processo risulta essere assolutamente necessaria per determinare in modo accurato il dimensionamento del personale necessario, le tecnologie richiestee come le chiamate devono giungere agli addetti. 

 

Cosa è l'Activity Based Costing?

 L'Activity Based Costing (ABC) è una tecnica che permette di raggruppare i costi per un dato oggetto di costo (per es. prodotto, servizio, cliente) che rappresentano l'ammontare delle risorse utilizzate per ottenere quell'oggetto di costo. ABC si sviluppa in due fasi. Primo, i dati relativi ai  costi sono riorganizzati in gruppi di costo (activity cost pool), che definiscono il costo delle attività (activity based process costing). Poi i costi delle attività sono assegnati agli oggetti di costo (activity based object costing).

Lo scopo dell'ABC è di definire le relazioni causali di costio tra risorse, attività e oggetti di costo tenendo costo anche dei costi indiretti. Il credo fondamentale dell'ABC è il costo ha una causa e questa causa può essere gestita. Più si riesce relazionare i costi alle loro cause più sarà precisa la contabilità industriale per guidare il management nel presa di decisioni (Ernst & Young 1992).  Le aziende usano risorse per svolgere le loro attività. Le risorse permettono di svolgere attività per fornire prodotti e servizi. La chiave per capire la natura dei costi è quella di legare i costi alle attività attraverso un modello. Se lla dinamica dei costi non è modellata (come di solito accade nei sistemi tradizionali di contabilità), le informazioni sulle prestazioni fornite sono incomplete o fuorvianti.

Cosa è SIMPROCESS?

Simprocess è un software di tipo gerarchico che aumenta in modo significativo la produttività nella modellazione e nella analisi di processo. SIMPROCESS è stato progettato per professionisti del miglioramento di imprese industriali o di servizio che necessitano ridurre il tempo e i rischi nel servire i clienti, rispondere al mercato e nello sviluppare nuovi prodotti.

 

 

SIMPROCESS integra la mappatura dei processi, la simulazione gerarchica guidata da eventi e l'ABC tutto in un solo strumento. L'architettura di SIMPROCESS offre la possibilità di calcolare i costi secondo i principi dell'ABC. I blocchi fondamentali di SIMPROCESS: processi, risorse e entità (ordini, rischieste, prodotti, clienti, ecc.) che fluiscono attraverso il modello, porta a poter eseguire calcoli ABC e all'analisi di processo. ABC comprende il concetto che una azienda è un insieme di processi intercorrelati e che questi processi consistono di attività che convertono input in output. L'approccio alla modellazioen di SIMPROCESS segue questo concetto, organizzando e analizzando informazione dei costi in base alle attività.

 

 

Che cosa rende SIMPROCESS unico?

SIMPROCESS è il primo strumento che integra la modellazioen di processo con la sua analisi combinandolo con l'ABC. Qui di seguito vi sono altre caratteristiche che rendono SIMPROCESS differente rispetto ad altri strumenti di simulazione. 

Simulazione gerarchica e guidata dagli eventi

SIMPROCESS si basa su Java e XML. Queste tecnologie permettono non solo di rappresentare in forma gerarchica i processi (processo acquisto che viene sviluppato in richiesta di offerta valutazione offerte e acquisto) ma effettivamente simulano il modello tenendo conto della sua struttura gerarchica e tenendo conto di eventi che possono influenzare la sequenza delle attività.

Activity Based Costing

ABC è implementato all'interno di SIMPROCESS in modo da fornire report immediati sui costi. Una delle maggiori sfide nella progettazione di un sistema di calcolo ABC è quello di definire il livello di dettaglio a cui si vuole arrivare per la determinazioen dei costi. SIMPROCESS aiuta nella definizioen di vari livelli ai quali si vuole avvenga il calcolo dei costi.

Modellazione di processo indipendente

Non è necessario conoscere nuove metodologie come IDEF o dinamica di sistema per usare SIMPROCESS. SIMPROCESS fornisce un ambiente semplice e flessibile che è adattabile a ogni metodologia. Le caratteristiche dedicate alla documentazione da parte di SIMPROCESS sono superiori di gran lunga a qualsiasi flow charting o altro strumento di simulazione perchè è appositamente progettato per la simulazione e l'analisi di processo. 

Modellazione basata sulle attività

La modellazione di SIMPROCESS  è intuitiva in quanto is basa effettivamente sulla descrizioen delle attività reali che vengono svolte in azienda: copiare, assemblare, trasformare, raggruppare, etc. Queste attività possono essere connesse o incorporate in processi usando semplici tecniche di flow charting, potendo documentare in modo rapido e organizzato lo svolgimento dei processi. Questi blocchi descrittivi di attività possono essere anche personalizzati per rappresentare in modo fedele la realtà aziendale da modellare.

Modelli riusabili

I modelli creati possono essere salvati in librerie e essere riutilizzati anche in team interfunzionali. Questa caratteristica permette ad una azienda di conservare e mantenere in modo accurato l'asset di maggior valore della propria azienda: la conoscenza dei propri processi.

Struttura di modellazione avanzata

La maggior parte degli strumenti di BPR usano strutture di modellazioen semplici, mentre la dinamica dei processi reali obbliga l'utilizzo di funzioni coem attributi, espressioni, e logiche IF - THEN - ELSE. SIMPROCESS ha tutte queste caratteristiche superando le limitazioni dovute a costrutti di modellazione semplici.

Struttura di modellazione potente

La modellazione di SIMPROCESS permette la simulazione di risorse consumabili o condivise come presenti nel mondo reale.

Analisi statistica completa

SIMPROCESS ha integrato strumenti che permettono di abbinare una sequenza di dati di input a una distribuzione statistica permettendo la analisi di risultati ottenuti da più simulazioni successive. I risultati della simulazione posso essere esportati su un foglio di calcolo o in un database per ulteriori analisi. 

Supporto multi-piattaforma

SIMPROCESS può girare su Windows, Linux e Macintosh, lo stesso modello può essere trasferito da una piattaforma all'altra a seconda delle esigenze.

Benefici di SIMPROCESS

SIMPROCESS offre tre benefici che superano altri prodotti di simulazione per la BPR, che sono:

- Miglioramento tremendo nei tempi di sviluppo del modello: nPer la sua struttura gerarchica e le sue caratteristiche SIMPROCESS  permette a team interfunzionali di lavorare assieme in modo simultaneo minimizzando il tempo di ottenimento dei risultati.

- Curva di apprendimento molto corta: Offrendo SIMPROCESS un ambiente completamente grafico simile a un flow charting SIMPROCESS può essere usato in tempi di ore.

- Costi ridotti: Siccome SIMPROCESS  è uno strumento integrato per la modellazione e l'analisi di processo non c'è necessità di acquistare più proodtti da diversi fornitori. Ciò combinato con la possibilità di definire modelli riusabili offre limitati costi di sviluppo.

Benefici di ABC con l'uso di SIMPROCESS

SIMPROCESS tiene conto di risorse consumabili e della interconnessione fra attività e risorse e possiede la facoltà di descrivere i processi da un opunto di vista statistico, che permette di ottenere dei risultati molto più accuirati rispetto ad una analisi statica. I benefici di ABC con l'uso di SIMPROCESS:

- Focus sui Cost Drivers: Uno dei maggiori benefici che si hanno nell'uso dell'ABC è la sua focalizzazione sui cost drivers. Il management può stimare il valore unitario dei cost drivers per valutare i miglioramenti ottenuti. Per esempio capire i costi della qualità può giustificare l'investimento in un programma di miglioramento; in modo simile conoscre il costo di un prodotto o servizio può far emergere la necessità di snellire il processo che lo ha generato. 

- Pricing strategico: La simulazione permette si vedere gli effetti dei costi di sviluppo di un proodtto, per esempio, nel suo ciclo vita; questo permette la definizione di un prezzo che permette di recuperare l'investimento entro un certo tempo. 

- Valutazione di investimenti: il cambiamneto dei processi richiede di bilanciare il costo del cambio con i benefici futuri che si ottengono dal cambiamento stesso. Senza questo confronto il management è costretto a fare valutazioni su investimenti basati su sensazioni. ABC in SIMPROCESS permette di fare una analisi accurata degli investimenti in capitale.